Cómo llevar el inventario de tu negocio en Excel
No necesitas un programa para saber cuánto tienes en bodega. Con una hoja de productos y una de movimientos, Excel te dice las existencias, el costo promedio y el valor total. Esta es la estructura que funciona.
Paso 1: una hoja de productos
Una fila por producto, con estas columnas: código (único), nombre, categoría, proveedor, unidad (unidad, caja, kilo), existencia mínima y costo de referencia. El código es lo más importante: nunca lo repitas ni lo cambies.
Paso 2: una sola hoja de movimientos
Cada vez que algo entra o sale, es una fila nueva con: fecha, código de producto, tipo (Entrada, Salida o Ajuste), cantidad, costo unitario (en las entradas) y una nota (factura, motivo). No escribas la existencia a mano: se calcula.
Paso 3: la existencia
La existencia de un producto es todo lo que entró menos todo lo que salió. En Excel en español:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!D:D; Movimientos!B:B; A2; Movimientos!C:C; "Entrada") - SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!D:D; Movimientos!B:B; A2; Movimientos!C:C; "Salida")
Donde la columna D es la cantidad, la B es el código, la C el tipo y A2 el código del producto en la hoja de productos. Según tu configuración regional, el separador puede ser punto y coma o coma.
Paso 4: el costo promedio
El costo promedio ponderado se recalcula con cada entrada: (valor que tenías + valor de lo que entra) ÷ (unidades que tenías + unidades que entran).
Ejemplo hipotético: tenías 10 unidades a $ 5.000 y entran 20 a $ 6.000. Valor: 50.000 + 120.000 = 170.000. Unidades: 30. Costo promedio: 170.000 ÷ 30 = $ 5.667. Con ese costo valoras lo que sale y lo que queda en bodega.
Las normas contables colombianas (NIC 2 y la sección 13 de las NIIF para Pymes) aceptan el costo promedio ponderado y el PEPS (primero en entrar, primero en salir); no aceptan el UEPS. Si llevas contabilidad formal, tu contador decide el método.
Paso 5: el valor en bodega
Valor = existencia × costo promedio, por producto. La suma de todos es el valor de tu inventario. Es lo que tienes «dormido» en mercancía.
Paso 6: el Kardex
El Kardex es el historial de un solo producto: cada movimiento, el saldo después de cada uno y el costo promedio. Sirve para entender cómo llegaste a la cifra de hoy y para encontrar un error.
Paso 7: el conteo físico
Una vez al mes, cuenta lo que hay de verdad en bodega y compáralo con el libro. La diferencia es merma, error de registro o robo. Si es una diferencia legítima, regístrala como un «Ajuste» con su motivo; no la escondas cambiando la existencia.
Errores comunes
- Escribir la existencia a mano en lugar de calcularla.
- Productos con dos códigos o dos nombres.
- Registrar las ventas pero no las compras (o al revés).
- Fórmulas que se borran por accidente: protege las celdas que no son para escribir.
- No guardar copia: guarda una al cierre de cada mes.
SI PREFIERES NO HACER LA CUENTA A MANO
Este libro ya armado: existencias, costo promedio, Kardex y pedidos
Inventario Avanzado es un Excel donde registras cada entrada, salida y ajuste, y el libro calcula las existencias, el costo promedio, qué pedir ya, qué lleva más de 60 días sin moverse y qué lotes vencen en 30 días. Pago único, con ejemplo, versión limpia y manual.