Control de stock en una tienda: 8 hábitos que funcionan
El control de stock no es un programa caro, es una rutina. Estos ocho hábitos son los que más dinero ahorran en una tienda pequeña, y todos se pueden llevar en Excel.
1. Todo lo que entra y sale queda registrado
La regla de oro. Una compra sin registrar es una existencia que el libro no sabe que tienes; una venta sin registrar, una que ya no existe. Registra en el momento o al cierre del día, pero todos los días.
2. Cada producto tiene un código único
«Arroz 500 g» y «Arroz Marca X 500g» son el mismo producto escrito de dos formas, y dos filas distintas en Excel. Un código fijo evita duplicados.
3. Define un mínimo para cada producto
El mínimo es la existencia a la que debes pedir (ver cómo calcular el punto de reorden). Sin mínimo, te enteras de que se acabó cuando un cliente lo pide.
4. Cuenta una parte cada semana
En vez de parar el negocio un día para contar todo, divide la bodega en secciones y cuenta una por semana (conteo cíclico). Compara lo contado con el libro: si hay diferencia, investiga ahí mismo, mientras la memoria está fresca.
5. Anota las mermas, no las escondas
Un producto dañado, vencido, regalado o consumido en el local es una salida con motivo. Registrarla como «Ajuste» con la causa te muestra cuánto cuestan y cuál producto pierde más.
6. Primero lo que vence primero
Con productos de fecha, saca primero el que vence antes (FEFO: primero en vencer; no es lo mismo que el PEPS o FIFO, que saca primero lo que entró primero) y pon los nuevos detrás. Anota la fecha de vencimiento de cada lote y revisa cada semana los que vencen en los próximos 30 días.
7. Separa quien compra de quien registra
Cuando es posible, la persona que recibe la mercancía no es la misma que aprueba el pago. En un negocio de una o dos personas no siempre se puede, pero al menos revisa las facturas contra lo que llegó antes de registrarlo.
8. Mira el Panel una vez a la semana
Cinco minutos: qué hay que pedir, qué no se ha movido, qué vence pronto y cuánto vale tu bodega. Es mejor un control corto y constante que una revisión larga una vez al año.
Qué mirar
| Pregunta | Cómo la respondes |
|---|---|
| ¿Qué debo pedir? | Productos cuya existencia está en el mínimo o por debajo |
| ¿Qué está quieto? | Productos sin salidas en los últimos 60 o 90 días |
| ¿Qué se pierde? | Ajustes y mermas por motivo |
| ¿Cuánto vale mi bodega? | Existencia × costo promedio, sumado |
| ¿Cuadra con la realidad? | Conteo físico contra el libro |
Nada de esto requiere saber contabilidad, pero sí constancia. Si además llevas contabilidad formal, tu contador te dirá cómo reflejar estos movimientos en los libros.
SI PREFIERES NO HACER LA CUENTA A MANO
Mínimos, pedidos, vencimientos y conteo físico en un solo Excel
Inventario Avanzado es un Excel donde registras cada entrada, salida y ajuste, y el libro calcula las existencias, el costo promedio, qué pedir ya, qué lleva más de 60 días sin moverse y qué lotes vencen en 30 días. Pago único, con ejemplo, versión limpia y manual.